Grundsätze der Erstellung (Meldungen, Berichte)
Meldungen und Berichte dienen der Darstellung von fehlerhaften Vorgängen oder Zuständen im Betrieb. Sie werden meist von weiterführenden Stellen (Leitstelle) bearbeitet und nach Bewertung werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Meldungen und Berichte müssen vollständig, sachlich und korrekt erstellt werden und dürfen keine persönlichen Verfärbungen (sondern nur objektive Elemente) enthalten.
Meldungen
Die Meldung beinhaltet Informationen zu einem rechts-, sicherheits- oder ordnungswidrigen Vorganges oder Zustandes im Sachverhalt, welcher während der Dienstausführung festgestellt wurde. Auch bei Mängeln kleinerer Art werden Meldungen verwendet, sie gelten als Kurz-/Erstinformation für weiterbearbeitende Stellen.
Beim Erstellen von Meldungen sind Grundregeln zu beachten:
- Zeitliche Abfolge einhalten (Chronologie)
- Personen benennen, z.B.: Sicherheitskraft Meier, Mitarbeiterin Vanessa Meier etc. oder „Ich-Form“ verwenden – keine „Wir-Form“ verwenden!
- keine Passiv-Form verwenden – aktive Darstellung benutzen! „Ich betätigte den Not-Aus-Schalter…“
In einer Meldung/Bericht müssen folgende Informationen enthalten sein:
- Addressat/Verteiler: An wen geht die Meldung / Wer erhält eine Kopie? (Objekt und Kunde müssen klar definiert sein)
- Absender: Von wem wurde die Meldung geschrieben?
- Bezug/Betreff: Um was geht es?
- Text: Wie ist der Sachverhalt? (7 goldene W’s: Wann, Wo, Was, Wie, Womit, Warum, Wer)
- Datum: Wann wurde der Zustand/Vorgang festgestellt / die Meldung verfasst/gemeldet
- Unterschrift: des Verfassers/Meldenden
Weiter gehören Meldungen/Berichte in der Vergangenheitsform geschrieben werden. Außerdem sollten Meldungen und Berichte den Normen des betriebsinternen Schriftverkehrs entsprechen. Bei einer vorgefertigten Meldung am Computer, s
Berichte
Der Bericht enthält die Meldung (also die Erst-/Kurzinformation) zum Sachverhalt mit zusammengefassten Feststellungen durch Befragungen oder Ermittlungen. Außerdem enthält der Bericht noch die veranlassten Maßnahmen und Folgerungen bzw. Vorschläge für die Lösung des (rechts-, sicherheits- oder ordnungswidrigen) „Problems“.